Bij sommige bedrijven loopt de communicatie op rolletjes, terwijl het proces van informatie zenden en ontvangen bij andere organisaties stroef loopt. Merk je dat er vaak misverstanden zijn? Dan is het tijd om de bedrijfscommunicatie te optimaliseren.
Verhoog de productiviteit, maak klanten blij en voorkom frustratie door goede communicatie een prioriteit te maken. Met behulp van concrete methodes en oog voor inclusiviteit helpen we hierbij. Hoe? Dat leggen we je graag uit.
Inhoudsopgave
Wat we verstaan onder toegankelijke bedrijfscommunicatie
Simpel gezegd is toegankelijke bedrijfscommunicatie door iedereen te begrijpen. Dit geldt zowel voor interne communicatie als externe communicatie. Toegankelijke communicatie is voor iedereen te volgen en leidt tot de juiste handelingen van collega’s, klanten en partners.
Toegankelijk communiceren gaat verder dan schrijven op B1-niveau. Wij hanteren duidelijke richtlijnen zoals de ISO-norm voor duidelijke communicatie en de WCAG-richtlijnen voor toegankelijke informatie op het web. Zo kan iedereen meekomen.
Waarom duidelijke communicatie het fundament is van goed beleid
Duidelijke communicatie is in feite de basis van elk succesvol bedrijf. Als je boodschappen niet helder zijn, dan is er altijd sprake van onbenut potentieel. Mensen raken in de war, doen dingen waar ze niet zeker van zijn en hopen maar op het beste.
Als communicatie centraal staat, zorgt dat voor meer betrokkenheid, een betere samenwerking en een betere reputatie bij het bredere publiek. Toegankelijke communicatie betrekt iedereen erbij. Denk bijvoorbeeld aan toegankelijke websites die ook werken voor mensen met een beperking.
Drie redenen om interne communicatie te verbeteren
Intern bespreken bedrijven veel. Denk aan e-mails, vergaderingen en overleggen aan het bureau. Als er sprake is van slechte communicatie, dan loopt de boel niet op rolletjes. Laten we eens kijken naar drie voordelen van effectieve interne communicatie.
Betere samenwerking
Als afdelingen samenwerken en collega’s elkaar goed begrijpen, stroomt informatie soepel door de organisatie. Goede communicatie voorkomt dubbel werk, maakt het mogelijk om sneller te schakelen en zorgt ervoor dat mensen zich betrokken voelen. Het is als het ware de lijm die alles bij elkaar houdt.
Betrokken medewerkers
Als mensen de gezamenlijke missie begrijpen en omarmen, zijn ze vaak net een tikkeltje meer gemotiveerd. Dit leidt tot meer plezier op het werk, meer initiatief en uiteindelijk een betere bedrijfscultuur. Ook hier staat communicatie dus centraal.
Meer productiviteit
Als de lijntjes kort zijn, kun je sneller schakelen. Het helpt ook om duidelijke prioriteiten te stellen en taken toe te wijzen die bijdragen aan de centrale missie. Een communicatieplan ligt aan de basis van zo’n organisatiestructuur. Duidelijkheid zorgt voor meer productiviteit.
Drie redenen om externe communicatie te verbeteren
Is alleen interne communicatie belangrijk? Nee, zeker niet. Externe communicatie is minstens zo belangrijk als goede interne communicatie. Klanten verwachten heldere informatie die bovendien gemakkelijk te vinden is. Als er vraagtekens zijn, is dat geen goed teken.
Sterke klantrelaties
Vraagtekens neem je weg met eerlijke en duidelijke boodschappen. Wees helder over producten, diensten en voorwaarden. Het is belangrijk dat klanten zich serieus genomen voelen en zien dat je transparant communiceert. Dat zorgt voor vertrouwen en aanbevelingen.
Minder klachten
Als klanten, cliënten of patiënten andere verwachtingen van jouw aanbod hebben, leidt dat geheid tot gedoe. Ze komen bijvoorbeeld met vragen in de winkel, via de telefoon of via sociale media. Helderheid voorkomt veel vragen en verlaagt de druk op de klantenservice.
Inclusief karakter
Iedereen in de samenleving moet volwaardig mee kunnen doen. Dit begint met een toegankelijke informatievoorziening. Klanten met een visuele, auditieve of cognitieve beperking moeten daarom ook je website kunnen gebruiken. Hiermee laat je zien dat inclusiviteit een speerpunt is.
Hoe bedrijven communicatie kunnen verbeteren met inclusiviteit
We hadden het al even over inclusiviteit. Hiermee neem je de barrières tussen zender en ontvanger weg. Ons aanbod is gericht op inclusiviteit en duidelijke communicatie.
Grondig audits uitvoeren
Zoals bij ieder verbetertraject is het verstandig om te beginnen met een nulmeting. We brengen in kaart hoe de interne communicatie en externe communicatie momenteel verloopt. Zo ontdekken we waar het hapert en komen we tot concrete adviezen, van e-mails tot sociale media.
Schrijven en herschrijven
Begrijpelijk schrijven is altijd belangrijk. We zijn voorzichtig met lastige vaktermen, maken lange zinnen graag korter en vermijden wollig taalgebruik. Dit doen we altijd met de doelgroep in gedachten als we teksten schrijven of herschrijven.
Workshops en trainingen
Communicatie verbeteren is geen eenmalige aangelegenheid. Om er als organisatie echt beter in te worden, is het verstandig om het te zien als een vaardigheid die je kunt trainen. Tijdens interactieve workshops helpen we om iedere boodschap beter over te brengen.
Duidelijke communicatieplannen
Is er behoefte aan een helder communicatieplan als basis voor alle communicatie? We geven graag advies op maat om een centrale strategie op te stellen. Op zo’n leidraad kun je altijd terugvallen en het is ook ideaal voor nieuwe collega’s.
Sprekers en dagvoorzitters
Organiseer je evenementen? Ook dan vindt er natuurlijk veel communicatie plaats, van het podium tot in de zaal. Wij zorgen voor ervaren sprekers en dagvoorzitters om jouw evenement in goede banen te leiden. Zo doen zowel het management als werknemers nieuwe inzichten op.
Duidelijke richtlijnen op het gebied van communicatie
Onze aanpak is geworteld in diverse ‘best practices’. Hierbij hanteren we met name de ISO-standaard voor heldere communicatie, de WCAG-richtlijnen en kennis van de verschillende taalniveaus. Op basis van deze pijlers is het mogelijk om duidelijke veranderingen door te voeren op de werkvloer.
ISO-standaard voor begrijpelijke taal
De ISO-standaard helpt bedrijven en organisaties om teksten te schrijven die doelgericht, gestructureerd en afgestemd zijn op de behoeften van de lezer. Door zo’n standaard te volgen, nemen we veel onduidelijkheid weg.
WCAG-richtlijn voor toegankelijke websites
Naast de boodschap is ook de drager van de boodschap relevant. Aangezien veel communicatie tegenwoordig digitaal is, is het belangrijk dat iedereen zo’n boodschap ook kan benutten op bijvoorbeeld een smartphone, tablet of pc. Hierbij is opvolging van de WCAG-richtlijnen essentieel.
Begrip van taalniveaus als B1
De Europese taalvaardigheidstabel verdeelt de taalniveaus van mensen in overzichtelijke categorieën. Van taalniveau A1 (basiskennis) tot C2 (volledige beheersing): het is belangrijk om te weten welk taalniveau het beste aansluit bij je doelgroep. Daarom gebruiken we deze categorieën als gids bij het vormgeven van communicatie.
Gebruik van creatieve oplossingen
Het is ook belangrijk om ‘out of the box’ te blijven denken. We denken niet alleen in termen van teksten, maar adviseren ook om te kijken naar de mogelijkheden op het gebied van audio, video, illustraties en infographics. Veel mensen zijn tegenwoordig immers beelddenkers.
Iedereen erbij betrekken
Tot slot is beter communiceren iets wat je samen doet. Ga daarom de interactie aan met collega’s en zeker ook met klanten. Zo hoor je ook eens de andere kant van een verhaal. Maak gebruik van de feedback die je krijgt. Goed luisteren naar deze input maakt het makkelijker om te verbeteren.
Ook werken aan goede communicatie?
Het moge inmiddels duidelijk zijn: toegankelijke en duidelijke communicatie is bepaald geen luxe. Het is de hoeksteen van een succesvolle, transparante en betrouwbare organisatie. Daarom is het een goed idee om te investeren in de kwaliteit van de communicatie.
Interne communicatie verbeteren met Direct Duidelijk
Als het gaat om interne communicatie is het met behulp van ons aanbod mogelijk om de samenwerking te verbeteren, meer betrokkenheid te creëren en de productiviteit te verhogen. Trainingen, workshops en communicatieplannen dragen hieraan bij.
Externe communicatie verbeteren met Direct Duidelijk
Ook wat betreft externe communicatie valt er veel te winnen. Zorg voor sterke klantrelaties, verminder het aantal klachten en presenteer je als een inclusieve organisatie. Wij voeren audits uit om de huidige situatie in kaart te brengen en gaan graag aan de slag met duidelijke teksten.
Meer weten? Neem gerust contact op
Wil je meer weten over het aanbod op het gebied van Direct Duidelijk van Digitaal Toegankelijk? Neem dan gerust contact met ons op. Tijdens een goed gesprek leggen we je graag uit wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie.
Wil je meer van dit soort inzichten ontvangen?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Digitaal Toegankelijk.
