Ga naar de inhoud

Via het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ (tBDTO) zijn overheden verplicht om te zorgen dat hun digitale producten toegankelijk zijn voor mensen met een functiebeperking. Maar hoe kan een gemeente digitale toegankelijkheid waarborgen? En wie is er binnen een gemeente ambtelijk verantwoordelijk voor digitale toegankelijkheid? Dat lees je in dit artikel.

Digitale toegankelijkheid en gemeenten

Iedere organisatie is verantwoordelijk voor alle websites en apps die bij de organisatie horen. Dat aantal kan al snel oplopen; sommige gemeenten hebben al snel enkele tientallen websites. Volgens de wet moeten deze digitale producten niet alleen toegankelijk worden gemaakt, maar ook toegankelijk worden gehouden. Daarom zijn gemeenten digitale toegankelijkheid in de organisatie aan het verankeren. Dit blijkt in de praktijk alleen nog niet zo eenvoudig.

Om te voorkomen dat gemeenten toegankelijkheid eenmalig toepassen, in plaats van voortdurend, moet toegankelijkheid een vaste plek krijgen. Vaak leidt een projectleider digitale toegankelijkheid dit project. Deze projectleider verankert digitale toegankelijkheid aan de hand van workshops over toegankelijkheid, contact met leveranciers van software en contact met de organisatie die toegankelijkheidsonderzoeken doet.

Vergaderende mensen van bovenaf gezien

In de onderstaande stappen, zie je hoe gemeenten en andere organisaties kunnen worden geholpen bij het monitoren, bij horizontale verantwoording en bij het verankeren van digitale toegankelijkheid binnen de organisatie.

  1. Verantwoordelijke aanstellen
  2. Inventariseren websites en apps
  3. Uitvoeren toegankelijkheidsonderzoeken
    De eisen aan een toegankelijkheidsonderzoek
  4. Inventariseren maatregelen
  5. Opstellen en publiceren verklaringen
    Ondertekenen van de toegankelijkheidsverklaring
  6. Creëren van bewustwording en trainen van medewerkers
  7. Opstellen en versturen verantwoordingsverslag
  8. Informeren van de gemeenteraad

Stap 1. Verantwoordelijke aanstellen

Gemeenten worden geacht via de gemeenteraad zelf het toezicht op het tBDTO te houden. Dit principe noemen ze ook wel: ‘horizontale verantwoording’.

Bij een gemeente is uiteindelijk één iemand ambtelijk verantwoordelijk voor digitale toegankelijkheid. Denk hierbij aan een ‘accessibility officier’, een adviseur digitale toegankelijkheid, een ‘compliance officer’, een informatiemanager, een beleidsadviseur of een jurist.

Deze persoon staat ook centraal in het voldoen aan de wetgeving, het doorvoeren van de verbeteringen die uit de onderzoeken naar voren komen en bij het aanjagen van de bewustwording over digitale toegankelijkheid. Wanneer een hoofdverantwoordelijke voor digitale toegankelijkheid binnen de gemeente is aangesteld, kan deze aan de slag met de volgende stappen van monitoring en horizontale verantwoording.

Iemand krijgt op zijn werkplek een document overhandigt waar hij mee aan de slag kan.

Stap 2. Inventariseren websites en apps

De stappen vanaf stap twee vormen samen een cyclus van monitoring en verantwoording. Dit stappenplan helpt gemeenten om jaarlijks een actieplan voor digitale toegankelijkheid op te zetten. Het startpunt van dit actieplan zou altijd het verkrijgen van overzicht in de huidige situatie moeten zijn.

Bij deze stap verzamelt een gemeente alle websites, apps, intra- en extranetten die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. Ook websites en apps waar de gemeente deels verantwoordelijk voor is, moeten in deze lijst worden opgenomen.

Nadat duidelijk is welke websites (deels) onder de verantwoordelijkheid vallen van de gemeente, kan de status in kaart gebracht worden.

Logius (onderdeel van de Rijksoverheid) onderscheidt vijf statussen: A, B, C, D en E. De status van een website hangt af van de inhoud van de toegankelijkheidsverklaring. Is er geen toegankelijkheidsverklaring ingevuld? Dan heeft de website standaard een E-status. In de onderstaande tabel staan de verschillende statussen beschreven.

Website/App Status A B C D E
Is er een verklaring? Ja Ja Ja Ja Nee
Is er een toegankelijkheidsonderzoek dat minder dan 3 jaar oud is? Ja Ja Nee Nee Niet bekend
Aan hoeveel eisen voldoet website/app? Alle 50 Minder dan 50 Niet bekend Niet bekend Niet bekend
Is er binnen 6 maanden onderzoek gepland? Niet nodig, onderzoek is maximaal 3 jaar geldig Niet nodig, onderzoek is maximaal 3 jaar geldig Ja Nee Niet bekend
Voldoet de website/app aan wet? Ja Ja, als de maatregelen zijn beschreven en er elk jaar verbetering is Ja, maximaal 6 maanden vanaf publicatie verklaring Nee Nee
Een man legt een dame iets uit bij haar laptop

Stap 3. Uitvoeren toegankelijkheidsonderzoeken

Om inzicht te krijgen in hun digitale toegankelijkheid, raden we de gemeente aan om hierna toegankelijkheidsonderzoeken uit te laten voeren. Een onderzoeksbureau onderzoekt middels een zogenaamd ‘WCAG-EM toegankelijkheidsonderzoek’ pér website of app of deze voldoet aan de WCAG.

Deze onderzoeken zijn wettelijk verplicht en moeten eens per drie jaar uitgevoerd worden. De output van deze onderzoeken geldt daarom als ondersteunend bewijs dat de gemeente in de toegankelijkheidsverklaring invult.

De websites en apps die een C-status hebben gekregen in de vorige stap, moeten binnen zes maanden onderzocht worden. Websites met een B-status kunnen na het doorvoeren van verbeteringen nogmaals getest worden om de toegankelijkheidsverklaring te updaten.

De hoofdverantwoordelijke voor digitale toegankelijkheid plant de onderzoeken met een onderzoeksbureau in. Gezamenlijk kijken zij welke websites de hoogste prioriteit hebben en welke later in het proces onderzocht worden.

Tip: overleg voordat de gemeente toegankelijkheidsonderzoeken aanvraagt met de leverancier van de online producten. Het kan zijn dat deze op de website of app al een toegankelijkheidsonderzoek heeft laten uitvoeren.

twee mensen kijken op een beeldscherm

Eisen aan een toegankelijkheidsonderzoek

In principe kan iedereen een toegankelijkheidsonderzoek uitvoeren, mits deze voldoet aan de volgende door Logius gestelde eisen:

  • Het onderzoek is maximaal drie jaar oud.
  • Het onderzoek is uitgevoerd volgens de WCAG-EM-onderzoeksmethode.
  • Alle 50 toegankelijkheidseisen van de WCAG 2.1 niveau A en niveau AA zijn getoetst.
  • Alle onderdelen, zoals tekst, pdf-bestanden, techniek worden onderzocht.
  • Het rapport voldoet aan de punten op de checklist van Logius.
  • Het onderzoek mag maximaal 36 maanden duren.

Stap 4. Inventariseren maatregelen

Met toegankelijkheidsonderzoeken breng je de huidige situatie en vooral de tekortkomingen op het gebied van toegankelijkheid in beeld. Vaak zijn deze verbeteringen terug te voeren naar zowel de techniek achter de website of app en naar de content. Wanneer een externe leverancier verantwoordelijk is voor de website, betrek je deze bij het bepalen van de nodige maatregelen. Verbeteringen in de content, zoals tekst en pdf-bestanden, voeren organisaties vaak intern uit.

In deze stap, stel je per onderzoek of website samen met de leverancier een plan op om de verbeterpunten door te voeren. Dit plan bevat de nodige informatie om per website een toegankelijkheidsverklaring op te stellen.

iemand gebruikt een laptop

Stap 5. Opstellen en publiceren verklaringen

De toegankelijkheidsonderzoeken stellen de gemeente in staat om per website of app een toegankelijkheidsverklaring op te stellen. In deze verklaring staat in hoeverre de website voldoet aan de 50 criteria en, indien deze niet behaald zijn, welke maatregelen de organisatie neemt om wel te voldoen.

Om te assisteren bij het opstellen van de toegankelijkheidsverklaring heeft Logius de invul-assistent ontwikkeld.

De status van een website of app komt voort uit de toegankelijkheidsverklaring:

  • Websites of apps die aan alle 50 criteria voldoen, krijgen een nalevingsstatus A: volledig toegankelijk.
  • Websites of apps die nog niet aan alle 50 criteria voldoen, krijgen een nalevingsstatus B: gedeeltelijk toegankelijk.
  • Websites of apps waar de toegankelijkheid onbekend is maar een toegankelijkheidsonderzoek is ingepland, krijgen een nalevingsstatus C: eerste maatregelen genomen.
  • Websites of apps waarvan de toegankelijkheid onbekend is en geen toegankelijkheidsonderzoek is ingepland, krijgen een nalevingsstatus D: voldoet niet.

Ondertekenen van de toegankelijkheidsverklaring

Onderdeel van de wettelijke verplichting is het ondertekenen van de toegankelijkheidsverklaring. Dit gebeurt door een functionaris die binnen de gemeente verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid of door een algemene verantwoordelijke bestuurder. Ondertekenen kan via de invul-assistent op toegankelijkheidsverklaring.nl.

Stap 6. Creëren van bewustwording en trainen van medewerkers

Deze zesde stap is essentieel voor het verankeren van toegankelijkheid binnen de organisatie. Omdat medewerkers niet bekend zijn met het belang van toegankelijkheid, is het draagvlak binnen een gemeente vaak beperkt. Onze ervaring toont aan, dat hoe meer bewustzijn er is, des te meer interne motivatie een organisatie heeft om verbeteringen door te blijven voeren. Digitale toegankelijkheid werkt alleen als het wordt opgenomen in de continue werkzaamheden van een gemeente.

Daarom organiseert Digitaal Toegankelijk bij gemeente bewustwordingstrainingen en content-trainingen. Medewerkers van de gemeente, zoals webredacteuren, communicatie-adviseurs en interne ontwikkelaars, kunnen zich vrijwillig aanmelden voor deze trainingen digitale toegankelijkheid. Op deze manier worden én blijven websites digitaal toegankelijk.

Stap 7. Opstellen en versturen verantwoordingsverslag

Om de toezichthouder digitale toegankelijkheid te informeren, stelt de gemeente een verantwoordingsverslag op. In dit verslag staat in welke mate de gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van digitale toegankelijkheid.

Concreet staat er in het verantwoordingsverslag:

  1. Of alle websites, apps en intra- en extranetten waar de gemeente verantwoordelijk voor is een toegankelijkheidsverklaring hebben.
  2. Of de gemeente werkt aan de verbetering van de digitale toegankelijkheid van deze online producten. Dit wordt ook wel de ‘checklist organisatorische maatregelen’ genoemd.
Een meneer zit op een sofa en bekijkt een rapport.

Stap 8. Informeren van de gemeenteraad

De verantwoording en rol van monitoring op het gebied van digitale toegankelijkheid ligt bij de gemeenteraad. Voor veel gemeenten is dit een relatief nieuw onderwerp. Om de raad te informeren over het concept digitale toegankelijkheid en de staat van de websites en apps van de gemeente, kan het verantwoordingsverslag aan de raad gepresenteerd worden.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten adviseert om minstens één keer per jaar het onderwerp digitale toegankelijkheid te behandelen in de gemeenteraad. Dit sluit aan bij de wettelijke eis om toegankelijkheidsverklaringen jaarlijks te updaten.

Digitale toegankelijkheid verankeren in gemeenten

Bovenstaande stappen vormen een cyclus die gemeenten jaarlijks moeten doorlopen om te voldoen aan de BDTO. Door alle relevante medewerkers regelmatig bij het concept digitale toegankelijkheid en de verbeteringen te betrekken, blijft het onderwerp leven.

Digitaal Toegankelijk helpt gemeenten om én hun online producten voor alle inwoners toegankelijk te maken én te voldoen aan de wetgeving omtrent digitale toegankelijkheid. Dit doen projectleiders digitale toegankelijkheid intern bij organisaties, maar ook extern helpen wij door toegankelijkheidsonderzoeken uit te voeren en trainingen aan te bieden.

Wil je meer informatie over de rol die Digitaal Toegankelijk kan spelen bij de digitale toegankelijkheid van jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! We vertellen je graag meer.

Vincent van Brakel

Vincent van Brakel onderzoekt voor Digitaal Toegankelijk de toegankelijkheid van websites en apps. Daarnaast schrijft Vincent over alles wat met digitale toegankelijkheid te maken heeft en deelt hij praktische tips op DigitaalToegankelijk.nl.