We communiceren wat af als mensen. Of we nu in gesprek zijn met een collega, appen met een vriendin, vriendelijk lachen naar de buurman of reageren op een bericht op Instagram: ons leven bestaat uit communicatie. Dat is fijn, omdat we sociale dieren zijn en graag onze gedachten en gevoelens met elkaar delen. Maar er kan ook veel misgaan in communicatie. En dat kan leiden tot onduidelijkheid, gekwetste gevoelens en onnodige problemen. Daarom is helder communiceren zo ontzettend belangrijk, zowel in het dagelijks leven als in digitale media. Maar hoe doe je dit eigenlijk? En hoe ziet heldere digitale communicatie er eigenlijk uit?
Inhoudsopgave
Wat is heldere communicatie?
In een alledaags gesprek weten we over het algemeen wel wat duidelijke communicatie is. Iemand wil iets vertellen, andere mensen zullen actief luisteren en als er iets niet duidelijk is, kan er altijd worden gevraagd naar verheldering. Soms gaat er weleens iets mis. Communiceren kan nu eenmaal lastig zijn, maar meestal begrijpen we elkaar wel dankzij verbale én non-verbale communicatie.
In online media is duidelijke communicatie al een stuk lastiger. Je bent tenslotte niet face-to-face in gesprek en je hebt geen directe feedback op de boodschap. Het gebrek aan non-verbale signalen maakt het daarnaast extra lastig. Daarom is het belangrijk om in digitale communicatie veel aandacht te besteden aan communicatiestijl, inclusie, toegankelijkheid en gebruiksgemak voor alle doelgroepen.
Communicatiestijl
Als je wilt dat een boodschap duidelijk overkomt, is het heel belangrijk om direct te zeggen wat je wilt. Vermijd het gebruik van wollig taalgebruik, vaktermen of erg formele taal. Zo is de boodschap toegankelijk voor de meeste mensen en voorkom je misverstanden.
Daarnaast moet de digitale informatie ook zeker niet te ingewikkeld zijn. Vermijd het gebruik van te lange zinnen. Deze zijn moeilijk te volgen en daardoor haken veel mensen af. Het maakt het bericht ook onnodig lang, wat ervoor zorgt dat mensen geen zin meer hebben om door te lezen.
Inclusie
De mensen met wie je communiceert willen het gevoel hebben ergens bij betrokken te zijn. Dat geldt voor je gesprekspartner, maar ook voor lezers online. Daarom is het belangrijk dat iedereen zich aangesproken voelt door de boodschap. Dit noemen we inclusie.
In veel digitale communicatie worden bepaalde groepen over het hoofd gezien. Zo zijn online berichten vaak gericht aan hem en niet aan haar of hen. Het is slechts een klein voorbeeld van hoe een digitale boodschap mensen onbedoeld kan buitensluiten.
Toegankelijkheid
De meeste mensen beschikken tegenwoordig wel over een computer, laptop of smartphone waarmee ze online kunnen zijn. Maar dat betekent niet dat online communicatie voor iedereen even toegankelijk is. Niet iedereen heeft dezelfde vaardigheid qua lezen of horen of dezelfde beheersing van de Nederlandse taal en goede communicatieve vaardigheden.
Als je jouw boodschap echt over wil brengen, kan het lonend zijn om na te denken over de toegankelijkheid van jouw boodschap. Is deze helder en begrijpelijk voor mensen met dyslexie, nieuwe Nederlanders, doven en slechthorend en blinden?
Gebruiksgemak
Laten we tot slot het belang van makkelijke online navigatie niet onderschatten. Een website die makkelijk te navigeren is en waar mensen informatie snel kunnen vinden is ontzettend belangrijk. Als je wilt dat jouw bericht of boodschap écht overkomt, dan wil je ervoor zorgen dat mensen deze goed kunnen vinden.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze vermijdt
Communiceren is niet altijd even makkelijk, vooral als er geen goede manier is om te controleren of je gedachten en intenties overkomen. En laat dat nu net het geval zijn bij digitale communicatie. Leer daarom van anderen en vermijd deze veelgemaakte fouten.
Te lange zinnen
Lange zinnen zijn moeilijk te volgen, vooral als er veel gebruik wordt gemaakt van bijzinnen. Veel mensen zullen afhaken als ze veel lange zinnen in een tekst zien staan. Kies daarom voor korte, maar krachtige zinnen voor meer duidelijkheid.
Formele taal
Natuurlijk wil je professioneel zijn en mensen op een nette manier aanspreken. Maar een tekst kan hierdoor al snel te formeel worden. Vermijd moeilijke en formele woorden die een tekst onleesbaar maken.
Vakjargon
Als je voor een specifieke doelgroep schrijft, kan vakjargon vaak prima gebruikt worden. Maar als je voor een breder publiek schrijft, is het belangrijk het gebruik van afkortingen en vakjargon te vermijden. Is het toch noodzakelijk voor het onderwerp? Leg de term dan uit.
Voorkennis aannemen
Als je een tekst schrijft, is het verleidelijk om aan te nemen dat de lezer dezelfde achtergrondkennis heeft als jij. Dit is vaak niet het geval. Het gevolg is dat een tekst onbegrijpelijk wordt voor een grote groep mensen. Je kunt niet verwachten dat mensen weten wat jij weet.
Praktische tips voor duidelijke communicatie online
We weten nu dat helder communiceren begint bij een goede communicatiestijl, inclusie, toegankelijkheid en gebruiksgemak. Maar hoe pas je dit praktisch toe om onduidelijke communicatie te voorkomen? We helpen je graag op weg!
Schrijf je boodschap op B1-taalniveau
Bij online communicatie is het belangrijk dat de tekst niet te ingewikkeld is, maar ook niet te eenvoudig. Daarom raden wij aan om voor de digitale communicatie het B1-taalniveau te gebruiken. Dit is een taalniveau dat het merendeel van de Nederlanders goed begrijpt en hiermee kun je dus duidelijk communiceren.
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van teksten op B1-taalniveau? Laat je teksten dan controleren door Chat-GPT of gebruik Klinkende Taal om je communicatie aan te passen naar het juiste niveau voor meer duidelijkheid.
Schrijf actief in plaats van passief
Teksten die actief zijn geschreven, zijn vaak makkelijker te lezen en beter te begrijpen dan passieve teksten. ‘Het formulier moet worden ingevuld door de klant‘ is minder makkelijk te begrijpen dan ‘U vult het formulier in‘.
Schrijven zoals spreken
Om moeilijk taalgebruik, vakjargon en afkortingen te vermijden kun je schrijven zoals je zou spreken. Woorden die je niet in een gesprek zou gebruiken, hoeven ook niet in digitale communicatie te worden gebruikt.
Gebruik de juiste opmaak
De opmaak van een tekst kan veel bijdragen aan de duidelijkheid van de tekst. Maak de alinea’s vooral niet te lang. Gebruik duidelijke kopjes en tussenkopjes om onderwerpen van elkaar te scheiden en informatie goed vindbaar te maken. En maak gebruik van opsommingstekens in plaats van lange stukken tekst.
Controleer de tekst op inclusiviteit
In een gesprek staan we doorgaans niet zo stil bij elk woord dat we zeggen. Maar in online communicatie is dit ontzettend belangrijk. Je wilt tenslotte dat de boodschap goed overkomt en dat iedereen zich aangesproken voelt.
Controleer de tekst daarom, na het schrijven, op inclusiviteit. Wie wordt er aangesproken? Hoe wordt die persoon aangesproken? En wat kun je doen om dit te verbeteren? Houdt rekening met de diversiteit van de samenleving en gebruik genderneutrale aanspreekvormen.
Verbeter de toegankelijkheid
Duidelijk communiceren betekent dat je rekening houdt met iedereen, ook mensen met een beperking. Zorg dat jouw digitale communicatie ook toegankelijk is voor mensen die doof of slechthorend zijn of slechtziend of blind zijn. Dit doe je bijvoorbeeld door hulpmiddelen en apps te gebruiken die de tekst omzetten in gesproken taal of gebruik een gebarentolk voor online communicatie.
Praktische checklist voor duidelijke communicatie
- Wat is de kernboodschap? Zet die bovenaan.
- Gebruik het B1-taalniveau.
- Vermijd vakjargon en afkortingen.
- Leg moeilijke woorden goed uit.
- Houd de zinnen kort en krachtig.
- Gebruik actieve taal.
- Houd de alinea’s kort.
- Gebruik kopjes en tussenkopjes.
- Gebruik bulletpoints voor opsommingen.
- Wees vriendelijk en toegankelijk in je toon.
- Gebruik inclusieve en genderneutrale taal.
- Zorg dat de tekst en vormgeving samenwerken.
- Gebruik apps en tools voor verbeterde toegankelijkheid.
Aan de slag
Met de tips in dit artikel kun je direct aan de slag om effectiever en helderder te communiceren. Kun je evengoed wel wat extra tips of begeleiding gebruiken om de toegankelijkheid van je digitale media te verbeteren? Lees hier dan verder over Direct Duidelijk.
Digitaal Toegankelijk zet zich in voor een digitale wereld waar iedereen toegang toe heeft. We delen onze kennis en helpen bedrijven met trainingen, toegankelijkheidsonderzoeken en advies. En dat kunnen wij ook voor jou doen. Neem contact op om te ontdekken wat wij voor jou kunnen betekenen.
Wil je meer van dit soort inzichten ontvangen?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Digitaal Toegankelijk.
