Bij Digitaal Toegankelijk ondersteunen we organisaties die duidelijke, inclusieve communicatie serieus nemen. Gemeente Hengelo is daar een mooi voorbeeld van. Zij werken al een tijdje aan begrijpelijke taal met het project Helder Hengeloos. Talissa van der Weide, onze expert vanuit Direct Duidelijk, werd gevraagd om het project een tijdje te ondersteunen. Het werd een opdracht waarin strategisch meedenken, organisatie brede samenwerking en praktische communicatie elkaar voortdurend versterkten. In deze blog lees je meer over de samenwerking.
Hoe herschrijf je de stroom standaardbrieven aan burgers?
De samenwerking ontstond vanuit een duidelijke behoefte: het herschrijven van standaardbrieven binnen het sociaal domein. Deze taak bleek complexer dan gedacht, en de gemeente zocht structuur, overzicht en richting. Anouk Snippers, stafmedewerker Advies en Control: “Het was een uitdaging om inzichtelijk te krijgen wat er al was gedaan, hoe dit was gedaan en waar de knelpunten lagen.”
Veel organisaties worstelen met brieven die door verschillende teams zijn ontwikkeld, waarbij juridische eisen, technische beperkingen en beleid allemaal een rol spelen. Onze rol was om dit proces te ordenen, te structureren en te versnellen, zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen.
Aan de slag!
Samen met collega’s uit verschillende disciplines bouwde Talissa aan een aanpak die goed aansluit bij de organisatie. Mireille Ruijmgaart, Adviseur dienstverlening en participatie: “We begonnen met het in kaart brengen van de huidige situatie: wat is er al gedaan, waar staan we nu en welke stappen zijn nodig om verder te komen?
Daarna organiseerden we een inspirerende lunchsessie met taalcoaches en de werkgroep Helder Hengeloos, waarin we samen ideeën ophaalden en concrete behoeften bespraken. Ook brachten we de schrijftrainingen opnieuw onder de aandacht, zodat medewerkers zich verder konden ontwikkelen in duidelijke taal.” Talissa: “We namen de bestaande brieven onder de loep. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van de aanhef: ‘Beste’ versus ‘Geachte’. Ook hebben we de teksten getest met een Lezerspanel.”
Al deze onderdelen kwamen samen in een gezamenlijke project start-up, waarin ook functioneel beheer vanaf het begin een belangrijke rol kreeg om inhoud en techniek goed op elkaar te laten aansluiten.
Een mooie bevestiging van een traject waarin we samen met Gemeente Hengelo stappen hebben gezet!
Wat we samen leerden
Duidelijke communicatie lukt alleen als inhoud, techniek en beleid samenwerken en dezelfde richting kiezen.
En wanneer collega’s zich gehoord én betrokken voelen zegt Anouk: “De samenwerking was energiek, open en constructief. Er was ruimte voor dialoog, voor humor en voor het betrekken van collega’s uit verschillende disciplines.
Ook werken aan duidelijke communicatie in jouw organisatie?
Bij Digitaal Toegankelijk helpen we organisaties om begrijpelijke, toegankelijke communicatie structureel te verbeteren: van werkprocessen en beleid tot de uiteindelijke brieven, formulieren en webteksten.
Wil je sparren over wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Mail ons gerust: [email protected]
