Waar corona een streep door fysieke evenementen zette, gingen organisaties door met online bijeenkomsten, evenementen en beurzen. Maar niet zonder slag of stoot. Want, hoe zorg je voor een stabiele internetverbinding terwijl je online presenteert? Hoe zorg je dat alle deelnemers met elkaar en met de presentatie kunnen communiceren? Je doet er tijdens een presentatie of lezing goed aan, om aan de ruim 4 miljoen Nederlanders met een beperking te denken.
Toegankelijkheid: tips voor organisatoren van online evenementen
Helaas zal niet iedere evenement-organisator over genoeg geld, tijd of kennis beschikken om álles te kunnen doen, voor een evenement voor iedereen. Maar, goed nieuws: ook zij kunnen ervoor zorgen dat hun online evenement toegankelijk is voor een groot publiek.
1. (Digitale) hand-outs
Indien mogelijk, voorzie de deelnemers van het online evenement van hand-outs of de slides van presentaties. Op deze manier kunnen zij tekst, afbeeldingen en andere informatie op hun eigen tempo teruglezen. Het is een kleine moeite, terwijl je hier een groot deel van de bezoekers een plezier mee doet.
2. Live vertolking en ondertiteling
Waarom zouden persconferenties van de Rijksoverheid wel voorzien zijn van een gebarentolk, maar jouw evenement niet? Door de gesproken teksten in presentaties en evenementen live te laten vertolken naar gebarentaal wordt het evenement in een klap toegankelijker voor zo’n 1,5 miljoen doven en slechthorenden in Nederland. Stichting register Tolken Gebarentaal en Schrijftolken heeft een overzicht van in Nederland gekwalificeerde tolken gebarentaal. Via de website kunnen organisaties eenvoudig in contact komen met een tolk.
Een andere tip is het werken met automatische ondertiteling voor digitale evenementen. Afhankelijk van het platform waar het evenement op uitgezonden wordt, zijn er verschillende mogelijkheden.
3. Toegankelijk platform
Het is interessant om kritisch te kijken naar het platform waar het digitale evenement plaatsvindt. Je kan als organisatie nog zo veel tijd stoppen in het toegankelijk maken van een presentatie, maar als bezoekers niet bij de presentatie kunnen komen, dan houdt het op.
Test bijvoorbeeld of het platform gebruikt kan worden via een toetsenbord (in plaats van een muis). Of in hoeverre schermlezers in staat zijn de tekst op te lezen naar deelnemers met een visuele beperking. Lees onze tips voor het testen van de toegankelijkheid van een website om zelf de toegankelijk van een (mogelijk) platform te testen.
Wil je de zekerheid hebben dat een platform door alle bezoekers gebruikt kan worden? We helpen je graag verder.
4. Transcript van opgenomen beelden
Vaak worden online presentaties en lezingen opgenomen zodat ze later (opnieuw) bekeken kunnen worden. Als tip 2 in acht is genomen, is de video van de presentatie al voorzien van ondertiteling en zelfs in gebarentaal te begrijpen. Nog een stapje verder gaan? Transcribeer de gesproken tekst en publiceer deze online.
Met de tools van nu, hoeft het niet veel werk te zijn om een video’s naar tekst om te zetten. Software, zoals AmberScript, maakt het mogelijk om gesproken tekst automatisch om te zetten naar uitgeschreven tekst.
Transcripties bieden de mogelijkheid om later rustig terug te lezen. Naast een enorm gemak voor de bezoekers van je evenement biedt een uitgeschreven versie van een presentatie nog een kans: verbeterde SEO-waarde van je website. Een win-win-situatie dus!
Toegankelijkheid: tips voor sprekers op online evenementen
Uiteraard ligt de verantwoordelijkheid voor toegankelijke online evenementen niet alleen bij de organisatoren. De sprekers hebben net zoveel verantwoordelijk. Goed om te weten als spreker: de stappen die je kunt zetten om jouw presentatie toegankelijker te maken, zijn voor jou relatief eenvoudiger dan voor de organisatie.
Toegankelijke slides en presentaties
Zorg dat de slides en presentatie toegankelijk zijn opgebouwd: maak het font minstens 18 pixels groot en pas de juiste kleurcontrasten toe (minimaal 4,5:1). Ook hier geldt: volg de webrichtlijnen van de WCAG. Deze richtlijnen zijn over de jaren getest en bijgesteld, waardoor ze je zeker zullen helpen bij jouw presentatie.
Gesproken alternatieve beschrijvingen
Illustraties, grafieken en afbeeldingen zijn onlosmakelijk verbonden met presentaties. Blinden en slechtzienden zullen de informatie uit deze grafische elementen niet of minder goed meekrijgen. Beschrijf daarom visuele elementen in je presentatie zo veel mogelijk.
Beschrijf sprekers
Belangrijk in settings waar meerdere personen een presentatie geven: geef aan wie er aan het woord is. Op deze manier is het voor online bezoekers met een visuele beperking duidelijk te volgen wie wat toe te voegen heeft aan een gesprek.
